和君咨询 刘杨/文

 

  关键词:系统思维 管理视图 人力资源 培训管理 表单

 

  管理视图分析法是一种基于系统思维的管理体系建设方法,通过综合运用价值链分析法(VCA)、工作分解结构(WBS)、标准作业程序(SOP)、业务流程管理(BPM)、对标管理(BM)、戴明环(PDCA)等管理方法和工具,对企业管理活动进行逐级分解,以此对企业管理体系进行全面系统的评价、分析和优化,并可持续提升组织绩效。

  在实际应用中,管理视图分析法最重要的产出成果是按照MECE原则蹭蹭分解所得到的管理事项,但在企业应用中,单有管理事项还远远不够,还需要载体将这些管理事项中所涉及的流程、权限、管理要点等落地。在多年的企业实践中,各种各样的落地工具不断涌现,例如流程、权责表、表单、模板等等,而笔者认为,其中最有效的工具就是表单。但这里所说的表单,并非传统的记录表、审批表等纯粹流程化的表单,而是能够既体现流程又能体现管理要点的更加详细、全面的表单。

  本文将以人力资源管理为例,重点阐述如何从管理事项出发,编制可以指导企业管理实践、提升管理水平的表单。

一、管理事项分解

  按照管理视图分析法,企业的人力资源管理活动可以分解为9个二级事项,分别是:人力资源规划、组织管理、人才招聘、人才培养、人才调配、绩效管理、薪酬福利、人才激励、和人事管理(图2),其中:人力资源规划和组织管理属于规划层面的管理活动;人才招聘、人才培养、人才调配、绩效管理、薪酬管理和人才激励是人力资源管理价值层面的活动,即人才的“选、育、用、留”过程;人事管理则是职能层面的管理活动,即完成人力资源管理所需的基础性、事务性工作,是服务和监督核心价值层的。

图1 人力资源管理二级事项分解

  以招聘管理为例,基于流程化+模块化+分类思维,我们可以继续分解到三级事项(图2)。我们发现,整个招聘管理过程是一个完整的PDCA,即:招聘计划、方案制定、招聘实施、人才录用和效果评估。

图2  招聘管理三级事项分解

二、模块化表单设计

  模块化表单的设计是一个由粗到细的过程,我们可以简单将设计步骤概括为:模块设计、单元格设计和选项设计三个步骤,其设计原则为:

  ——模块设计:先后次序遵循流程,每个模块相对独立;

  ——单元格设计:信息覆盖遵循类别,要全要素覆盖,考虑信息来源是否有效;

  ——选项设计:遵照MECE原则,减少开放性,强化选择项。

  1、模块设计

  模块设计一般遵循以下几个原则:

  ——一般以三级事项为单元。如在设计《招聘管理表》的时候,即可将其分为招聘计划、方案制定、招聘实施、人才录用和效果评估等相对独立的模块;

  ——考虑对内、对外区别。如招聘计划、方案制定、招聘实施和效果评估4个模块所要体现的信息是对内的,而人才录用中大多数信息,如入职时间、安排、要求等信息,都是对外的,因此也不能设计到一张表单内;

  ——考虑是否同期发生。如果不是同期开展,例如上述模块中的效果评估模块,一般来说,效果评估工作需要在员工入职后3-6个月开展,这样的非同期开展工作,为了便于表单的易用性,也不应设计到一张表单中。

  2、单元格设计

  单元格设计是表单设计的核心环节,每一个模块中需要填写哪些信息、由谁来填写、是否需要审核是单元格设计中核心要考虑的要素。而这些要素的来源,就是管理事项和管理视图。我们以《人才招聘表》中的“招聘方案”为例,我们发现,所需填写的信息就是企业对招聘方案的管理要点,而这些管理要点,已经都体现在前期事项分解中了。我们在单元格设计中需要做的,就是把这些信息体现出来。

图3  单元格设计

  3、选项设计

  为了增加表单的易用性,应将每一个单元格中的管理要点进一步细化,做成选项,这样即使是一个刚刚开始从事此项工作的员工,也能够很轻易的掌握其管理要点,不至于丢项漏项。选项的设计过程,其实也就是继续向下细分管理事项的过程。

图4  选项设计

  按照上述方法,即可逐步得到整张的《人才招聘表》(图5)。

 

图5 人才招聘表

三、应用价值

  运用管理视图分析法进行设计的表单,不仅实现了纵向管理事项的“端到端”的执行落地,也保证了横向三大管理要点人、财、信息的全覆盖。整个培训过程展现在一张表上,能够在执行过程中立足于系统思考,有计划、不漏项地完成整个工作,其应用价值主要为:

  1.按照管理视图分析法以端到端的思路实施管理,既保证了纵向管理事项不会漏项,也保证了表单对横向管理要点的全覆盖;

  2.通过模块化和流程化的思路,能够考虑到各个部门和各个方面在管理过程中的需求以及管理要点,保证表单信息的完整性;

  3.管理视图分析法设计的表单是封闭而有效的,大部分内容只需要勾选,不需要花费很多时间去填写,便于应用;

  4.长久的经验也可以作为表单内容选项,固化下来,逐步实现管理的简单化和工作的标准化;

  5.基于管理事项设计的表单结构化特征明显,易于优化和提升。